Apskaitos tvarkymas: Kas gresia, jei buhalteris dingsta su duomenimis?

Trumpai (per 30 sek.):

• Košmaras: Jūsų buhalteris nekelia ragelio 2 savaites. Jums reikia teikti PVM deklaraciją, bet visi duomenys – jo asmeniniame nešiojamame kompiuteryje, kurio slaptažodžio nežinote.
• Teisinė realybė: Pagal įstatymą už apskaitą atsako vadovas. VMI nerūpi, kad „buhalteris pabėgo”. Baudas mokėsite jūs.
• 2026 m. rizika: Be SAF-T failo (kurį generuoja buhalterinė programa) įmonės veikla gali būti paralyžiuota.
• Sprendimas: Rinkitės „debesų” apskaitą, kur duomenys priklauso jums, o ne buhalteriui.

Tai skamba kaip filmo scenarijus, bet Lietuvos verslo kasdienybėje tai nutinka dažniau, nei manote.

Laisvai samdomas buhalteris suserga, emigruoja, išeina į konfliktą arba tiesiog praranda kompiuterį dėl viruso. Staiga jūsų įmonė lieka be istorijos. Jūs nežinote, kas jums skolingas, kam skolingi jūs, ir kiek PVM turite sumokėti rytoj.

Apskaitos tvarkymas nėra tik mokesčių skaičiavimas. Tai duomenų saugojimas. Jei jūsų duomenys yra įkaitu vieno žmogaus kompiuteryje, jūsų verslas kabo ant plauko.

Štai kas gresia „dingimo” atveju ir kaip apsisaugoti.

Duomenų įkaitai

Didžiausia problema su „naminiais” buhalteriais – duomenų lokacija. Dažniausiai jie naudoja vietinę programos versiją (instaliuotą jų kompiuteryje).

Kai nusprendžiate pakeisti buhalterį, prasideda šantažas:

• „Aš neatiduosiu duomenų bazės, kol nesumokėsite už papildomą mėnesį.”
• „Mano kompiuteris sugedo, duomenų nebėra.”

Teisiškai duomenys priklauso įmonei. Tačiau praktiškai, jei neturite fizinės prieigos prie serverio ar „debesies”, jūs esate bejėgiai. Atkurti apskaitą iš popierių kainuoja tūkstančius eurų ir trunka mėnesius.

VMI ir SAF-T failas

2026 m. VMI nebereikalauja popierinių ataskaitų. Jie reikalauja SAF-T (standartinės apskaitos duomenų rinkmenos). Tai sudėtingas XML failas, kurį sugeneruoti gali tik buhalterinė programa.

Jei buhalteris dingo su visa programa:

1. Jūs negalite pateikti SAF-T failo.
2. VMI blokuoja jūsų veiklą arba skiria baudas.
3. Jūs negalite susigrąžinti PVM.

Pasiteisinimas „buhalterė nekelia ragelio” VMI inspektoriams neveikia. Už apskaitos tvarkymą atsako direktorius.

Techninė nelaimė

Nereikia net piktų kėslų. Laisvai samdomas buhalteris dažnai laiko duomenis viename nešiojamame kompiuteryje.

• Kas nutinka, jei tas kompiuteris pavagiamas?
• Kas nutinka, jei „lūžta” kietasis diskas?
• Kas nutinka, jei užpuola Ransomware virusas?

Dažniausiai atsarginės kopijos nedaromos arba daromos retai. Tuo tarpu profesionali buhalterija agentūroje veikia serveriuose, kurie kopijuojami kasnakt į saugias duomenų saugyklas. Net jei ofisas sudegtų, duomenys būtų atkurti per 1 valandą.

“Norite žinoti, ar jūsų duomenys saugūs? Gaukite nemokamą saugumo konsultaciją – įvertinsime jūsų dabartinę situaciją.”

Kaip apsisaugoti?

Prieš pasirašydami sutartį su bet kokiu buhalteriu, užduokite 3 klausimus:

1. „Kur guli mano duomenys?”
   • Blogai: „Mano kompiuteryje.”
   • Gerai: „Debesyje arba serveryje, prie kurio prisijungiama nuotoliniu būdu.”
2. „Ar aš turiu prisijungimą?”
   • Jūs, kaip vadovas, turite turėti bent „tik skaitymo” prieigą prie sistemos. Tai garantuoja, kad buhalteriui dingus, jūs vis tiek matysite skaičius.
3. „Kaip dažnai daromos kopijos?”
   • Gerai: Automatiškai kasnakt.

Ką siūlo Verslo Erdvė?

Mes suprantame, kad duomenys yra jūsų turtas.

• Debesų technologijos: Mes naudojame sistemas, kurios nepriklauso nuo vieno kompiuterio.
• Sutartinė garantija: Mūsų sutartyje aiškiai įrašyta: nutraukus bendradarbiavimą, duomenų bazė perduodama klientui per 3 darbo dienas be jokių išlygų.
• Saugumas: Naudojame bankinio lygio šifravimą ir dviejų faktorių autentifikaciją.

Patarimas

Dažniausia konflikto priežastis – pinigai. Buhalteris neatiduoda duomenų, nes klientas nesumokėjo paskutinės sąskaitos. Klientas nemoka, nes negauna duomenų.

Į sutartį įtraukite punktą, kad duomenų perdavimas yra atskiras procesas nuo atsiskaitymo. Ginčai dėl pinigų neturi stabdyti įmonės veiklos. Tačiau geriausia prevencija – dirbti su partneriais, kurie vertina savo reputaciją labiau nei vieną sąskaitą.

---

Santrauka

• Apskaita „buhalterio kompiuteryje” yra didelė rizika.
• VMI baudos už duomenų trūkumą tenka vadovui.
• Rinkitės partnerį, kuris naudoja saugius serverius ir garantuoja duomenų grąžinimą.

Ar jūsų įmonės finansinė istorija saugi?

Perkelkite savo apskaitą į „Verslo Erdvę”. Mes garantuojame duomenų saugumą ir 100% pasiekiamumą, kad ir kas nutiktų.

Perkelti apskaitą pas mus →