Kaip pakeisti buhalterį 2026 m. ir neprarasti duomenų?

Trumpai (per 30 sek.):

Geriausias laikas: Sausis–Vasaris (prieš priduodant metinį balansą už 2025 m.).

Pagrindinė taisyklė: Niekada nenutraukite sutarties „žodžiu”. Būtinas raštiškas Perdavimo-priėmimo aktas.

Duomenys: Reikalaukite ne tik PDF ataskaitų, bet ir SAF-T failo arba duomenų bazės kopijos.

Mes padarome už jus: Dažniausiai naujas buhalteris pats susisiekia su senuoju ir suderina techninius klausimus, kad jums nereikėtų dalyvauti konflikte.

Pakeisti buhalterį yra beveik tas pats, kas skirtis santuokoje: daug emocijų, baimė dėl ateities ir klausimas „kas liks man?”.

Dažnas verslininkas kenčia prastą aptarnavimą metų metus tik todėl, kad bijo perėjimo proceso. „O kas, jei senoji buhalterė supyks ir neištrins duomenų?”, „O kas, jei VMI ras klaidų?”

Tačiau 2026 m., kai buhalterinės apskaitos tvarkymas reikalauja aukščiausios kompetencijos (dėl Gynybos fondo ir i.MAS), likti pas silpną specialistą yra pavojingiau nei jį pakeisti.

Štai kaip atlikti migraciją saugiai ir be streso.

Kada geriausia keisti?

Idealiausias laikas – dabar (sausio–vasario mėn.).

Kodėl?

Metų uždarymas: Senasis buhalteris turėtų užbaigti 2025 m. gruodžio mėnesį.
Balansas: Naujasis buhalteris (mes) galime perimti likučius nuo sausio 1 d. ir ramiai ruošti metinę atskaitomybę (kurią reikia pateikti iki gegužės).
Atsakomybė: Jei balansą už 2025 m. rengsime mes, mes atliksime 2025 m. auditą ir ištaisysime klaidas prieš pateikiant jas Registrų centrui.

Jei keisite buhalterį gegužę (kai ataskaitos jau pateiktos), klaidų taisymas bus daug brangesnis.

Ką privalote atsiimti?

Daugelis klientų gauna segtuvą su popieriais ir galvoja, kad tai viskas. 2026 m. popierius yra bevertis. Jums reikia skaitmeninių duomenų.

Štai ką geras buhalteris turi perduoti:

Didžioji knyga (Excel): Visos operacijos.
Likučių žiniaraštis (Sausio 1 d. datai): Kiek tiksliai skolingi pirkėjai, kiek skolingi jūs, kiek yra prekių sandėlyje.
Ilgalaikio turto kortelės: Nusidėvėjimo istorija.
Darbo užmokesčio kortelės: Būtina dėl darbuotojų stažo ir atostogų likučių.
SAF-T failas: Tai kritiškai svarbu. Tai standartizuotas failas, kurį galime importuoti į savo sistemą.

Jei senasis buhalteris sako „Aš neduosiu failų, tik PDF”, jis pažeidžia etiką ir (dažnai) sutartį.

“Planuojate keisti buhalterį, bet bijote proceso? Susisiekite su mumis – mes perimame visą komunikaciją su senuoju partneriu.”

Kodėl būtinas perdavimo-priėmimo aktas?

Niekada neimkite dokumentų be parašo. Aktas yra juridinis dokumentas, kuriame fiksuojama:

Kokie dokumentai perduoti.
Kokia data pasibaigia senojo buhalterio atsakomybė.
Kokia yra įmonės būklė (pvz., „Kasoje perduodama 0 Eur”, nors apskaitoje rodoma 10 000 Eur – tai fiksuoja trūkumą).

Šis aktas apsaugo jus ateityje. Jei VMI tikrins 2024 metus, jūs turėsite įrodymą, kas tuo metu tvarkė apskaitą.

Kaip išvengti konflikto su senuoju buhalteriu?

Jums nereikia pyktis. Dažniausiai klientui užtenka pasirašyti sutartį su mumis ir informuoti senąjį buhalterį el. paštu: „Nuo šiol mano apskaitą tvarkys Verslo Erdvė, prašau perduoti duomenis jiems.”

Toliau viską darome mes:

Mūsų vyr. buhalteris susisiekia su jūsų buvusiu buhalteriu.
Mes suderiname formatus ir terminus.
Profesionalai tarpusavyje susikalba greičiau ir be emocijų.

Patarimas: Raktų atėmimas

Tai žingsnis, kurį pamiršta 9 iš 10 įmonių. Kai nutraukiate sutartį, būtinai atimkite prieigas prie VMI ir Sodros.

Senasis buhalteris vis dar gali turėti įgaliojimus teikti deklaracijas jūsų vardu.

Prisijunkite prie „Mano VMI” -> Atstovavimas -> Teisių valdymas.
Panaikinkite senojo buhalterio teises.
Suteikite teises naujam.

Tai užtrunka 2 minutes, bet apsaugo nuo situacijų, kai „įsižeidęs” buhalteris pateikia klaidingą deklaraciją keršto tikslais (taip, tai pasitaiko).

Santrauka

Geriausias laikas keisti – metų pradžia.
Reikalaukite skaitmeninių duomenų (SAF-T, Excel), ne tik popierių.
Leiskite naujam buhalteriui bendrauti su senuoju – tai sutaupys jums nervų.

Jaučiate, kad dabartinis buhalteris stabdo jūsų verslą?

Pereikite į „Verslo Erdvę”. Mes garantuojame sklandų perėmimą per 5 darbo dienas be jokių duomenų praradimo.

Pradėti migraciją dabar →